Seien Sie auf unerwartete Laborunterbrechungen vorbereitet
Von Iva Fedorka.
Viele von uns haben bereits erlebt, dass der Laborbetrieb durch extreme Wetterlagen, technische Störungen, Gebäudeschäden, Versorgungs- und Kommunikationsausfälle oder Störungen der öffentlichen Ordnung unterbrochen werden kann. Die Vorbereitung für unerwartete Ausfälle ist eine wichtige Voraussetzung, um den Betrieb Ihres Labors im Krisenfall aufrechtzuerhalten.
Was ist ein COOP?
Ein Betriebskontinuitätsplan (Continuity of Operations Plan, COOP), oft auch als Katastrophenplan bezeichnet, ist eine Aufstellung von Maßnahmen, die im Notfall zu ergreifen sind. Ein COOP kann teilweise oder vollständig aktiviert werden, wenn das Labor oder seine Versorgungssysteme nicht ordnungsgemäß arbeiten.
COOPs können dazu beitragen, den Betrieb eines Labors während einer Krise aufrechtzuerhalten oder wiederaufzunehmen sowie die Auswirkungen von internen oder externen Störfällen zu mindern. Über einen Plan zu verfügen, kann Ihnen helfen, Kernaktivitäten so schnell wie möglich fortzuführen, Ihr Personal anzuleiten und die Wiederaufnahme des Betriebs zu vereinfachen.
Warum ein Labor-COOP?
Als spezifische Umgebungen sollten Labore COOPs unabhängig von den zugehörigen Einrichtungen aufstellen. Labors verfügen in der Regel über umfassende Messausrüstung, nutzen spezifische Bereiche, benötigen unter Umständen eine spezielle Luftaufbereitung und können möglicherweise nicht schnell und einfach umziehen.
Laboratorien erfüllen wichtige Funktionen in Gesundheitseinrichtungen, Produktionsstätten, akademischen und Forschungsinstituten sowie in lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Behörden. Obwohl Betriebsunterbrechungen möglicherweise selten sind, können sie für das Labor selbst sowie die Organisationen und Personen, für die es tätig ist, katastrophale Auswirkungen haben.
Die Grundlagen
Ihr COOP sollte „Worst-Case-Szenarios“ ebenso wie kleinere Unterbrechungen abdecken. Idealerweise berücksichtigt ein COOP potenzielle Bedrohungen, Krisen, Naturkatastrophen und von Menschen verursachte Notstände. Er sollte die Infrastruktur, Ressourcen und anderen Anforderungen zur Aufrechterhaltung oder Wiederherstellung des Betriebs in einem bestimmten Zeitrahmen enthalten. Ein effektiver COOP legt spezifische Aktionspläne fest, identifiziert das zuständige Personal und bestimmt, welche zusätzlichen Schulungen Ihre Mitarbeiter benötigen.
Blicken Sie über Ihr Labor hinaus
Überprüfen Sie den COOP Ihres Labors, um die Kommunikation und Reaktion besser zu koordinieren. Wenn Ihr Labor zum Beispiel Teil einer größeren akademischen Einrichtung ist, können Sie die Stromversorgung, Klimatisierung und andere Systeme möglicherweise nicht vollständig selbst steuern.
Aktivieren Ihres COOP
Wenn es an der Zeit ist, Ihren Plan in die Tat umzusetzen, kommt es auf die Umsetzung an.
Alle Mitarbeiter einbeziehen
- Übertragen Sie Vorgesetzten und Managern die erforderlichen Kompetenzen
- Veröffentlichen und kommunizieren Sie Initiativen, präsentieren Sie Fortschritte
- Schulen Sie das gesamte Personal
- Schulen Sie Mitarbeiter und legen Sie Erwartungen fest
- Bestimmen Sie einen Ansprechpartner für jeden Laborbereich
- Führen Sie regelmäßige Störfallübungen durch
Checklisten verwenden
- Erstellen Sie eine Checkliste für jede Phase
- Passen Sie die Checklisten an die Komplexität und das Design Ihres Labors an
- Überwachen Sie den Fortschritt und versenden Sie Erinnerungen für die nächsten Aufgaben
Kommunizieren
- Primär- und Back-up-Formulare einbeziehen
- Führen Sie eine Kontaktliste
- Identifizieren Sie Probleme und weisen Sie Aktivitäten neu zu
Nachverfolgen und Überwachen
- Veröffentlichen Sie den Fortschritt der Planumsetzung, um Panik zu vermeiden und die Fokussierung aller Beteiligten aufrechtzuerhalten
- Erstellen Sie ein Dashboard für eine Gesamtübersicht
- Erfassen Sie Leistungskennzahlen
Ihr COOP kann in einer Krise den Unterschied ausmachen und ist möglicherweise der wichtigste Plan, den Sie für Ihr Labor erstellen. Obwohl der Plan selbst wichtig ist, liegt der Schlüssel zum Erfolg in der erfolgreichen Umsetzung. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihren COOP jährlich, und teilen Sie die Aktualisierungen Ihren Mitarbeitern mit.
Für COOPs sind mehrere Vorlagen und andere Ressourcen online verfügbar. Sehen Sie sich z. B. das „Continuity of Operations Plan Improvement Tool for Public Health Laboratories“ (Tool zur Verbesserung von Betriebskontinuitätsplänen für Public Health-Labors) von der Association of Public Health Laboratories (www.aphl.org) an.
Iva Fedorka ist Content-Autorin bei Thermo Fisher Scientific.
